Logiciels de gestion : acheter ou louer ?

Comprendre la différence entre les logiciels en SAAS et auto-hébergés.

Lorsqu'une entreprise est amenée à choisir un ERP* (sigle anglo-saxon pour Enterprise Resource Planning couramment utilisé pour désigner les logiciels de gestion d'entreprise), rapidement vient à se poser la question du type d'utilisation. Est-il préférable d'opter pour une solution hébergée en Cloud avec un abonnement mensuel ou annuel ? Ou d'acheter une licence pour installer le logiciel sur son propre ordinateur ou serveur ? Il n'y a pas de réponse toute faite à ça, tout comme vous l'aurez sûrement remarqué lorsque vous avez dû choisir une forme juridique pour votre entreprise ou votre régime matrimonial. En fait la seule bonne réponse est : ça dépend... de beaucoup de paramètres.

Voici quelques éléments de réponses :

Cet article vous est proposé par
Henri KESSELS, Consultant-formateur
Décembre 2022

Logiciel en ligne, comment ça marche ?

Depuis l'avènement du cloud computing depuis la fin des années 2000, l'offre de solutions informatiques en ligne s'est fortement développée. On accède très simplement à ces logiciels ou applications en créant un compte sur le site de l'éditeur. Une adresse email et un mot de passe suffisent, puis la souscription d'un abonnement qui peut prendre plusieurs formes : 

  • Free ou Free trial : Logiciel gratuit sans limite de temps, ou en essai gratuit - limité dans le temps. La première option pourra vous dépanner pour un moment, mais rares sont les logiciels gratuits suffisamment performants pour qu'ils soient utilisés durablement pour la gestion d'une entreprise. Quand à l'essai gratuit, si vous au bout des 7 ou 14 jours vous voulez continuer à l'utiliser, il faudra passer à la caisse.
  • Freemium : Version gratuite du logiciel limité en performance. Cette option permet d'utiliser les fonctionnalités de base, de tester l'ergonomie ou le fonctionnement d'un outil pour une durée indéterminée. Cela pourra parfois suffire si vos besoins sont limités, ou pour votre phase de démarrage. Mais, vous l'aurez compris, la gratuité a ses limites et tôt ou tard il vous faudra surement souscrire un abonnement payant - pour une offre Premium par exemple - pour libérer tout le potentiel de l'outil que vous aurez adopté.
  • Basic ou avancé, standard ou premium, silver ou gold... les appellations peuvent être nombreuses, l'idée est ici de proposer des forfaits répondant à des besoins différents, et à des prix différents. Vous aurez ainsi accès à plus ou moins de fonctionnalités en fonction de la formule souscrite. Par exemple, l'éditeur Odoo propose 3 formules pour l'utilisation de leurs 82 applications.

Ce mode d'utilisation de logiciels ou applications en ligne est appelé SAAS, pour "Software As A Service" - logiciel en tant que service si vous êtes faché.e avec l'anglais !. Vous louez la solution informatique avec une offre de services incluse comme de l'assistance, la maintenance et la mise à jour du logiciel. Vos données sont stockées et sauvegardées sur le serveur de l'éditeur du logiciel (souvent plusieurs serveurs pour des raisons de sécurité), et vous y accédez par le biais d'un navigateur web, autrement dit par Internet. Et ainsi, vous pouvez accéder très simplement et à tout moment à l'ensemble de vos données et outils de travail avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

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Logiciels auto-hébergés , comment ça marche ?

Si l'idée d'avoir vos données en ligne vous fait peur, des solutions logicielles plus classiques existent, à installer et héberger sur votre propre ordinateur ou votre serveur. Et si l'idée vous effraie, notre article sur la sécurité des logiciels de gestion hébergés en cloud vous donnera quelques éléments de réflexion pour vous aider à choisir. 

Pour une solution dite "propriétaire" - car développées par des sociétés commerciales comme Microsoft, Sage, EBP, SAP etc. - vous aurez à acheter une licence avant d'installer le logiciel sur un ou plusieurs postes, ou sur votre serveur local. Les prix des licences sont très variables, souvent onéreuses, et il faut prévoir aussi un coût pour la mise à jour du logiciel lorsqu'une nouvelle version sort, et la maintenance du serveur. Ces coûts sont généralement inclus dans une version SAAS. Certains éditeurs proposent d'ailleurs les deux options pour leurs logiciels, SAAS ou auto-hébergé.

Une alternative à l'achat de licence dite "propriétaire" serait d'opter pour une solution Open Source qui, par définition, permet d'installer gratuitement le logiciel en ayant accès à son code source. Magique ! Dolibarr, ERP5, Axelor ERP, Odoo... Ces solutions requièrent bien souvent les services d'un informaticien car l'installation, la personnalisation et la maintenance du système sont à faire soi-même. Ce qui constitue bien sûr un coût, et enlève beaucoup du caractère gratuit de la solution. Cette solution permet aussi de personnaliser à souhait le logiciel, mais la maîtrise du codage est souvent nécessaire et si vous n'êtes ou n'avez pas un développeur informatique, il faudra en trouver un.

Logiciel Open Source hébergé en cloud : une alternative hybride ?

Certains éditeurs de logiciels Open Source comme Odoo proposent une solution hybride qui permet d'utiliser la solution en l'hébergeant sur leur serveur, tout en ayant accès au code source pour pouvoir personnaliser le logiciel à souhait. Cette solution offre l'avantage de pouvoir développer son propre logiciel sur la base de l'existant, tout en bénéficiant des avantages du cloud comme l'utilisation en mobilité sur différents supports (smartphone, tablette, PC...). Là encore, cette solution nécessite d'avoir une ressource compétente en codage et développement.

ERP en SAAS, cloud ou auto-hébergé : que choisir ?

Généralement, les entreprises de moins de 50 salariés optent désormais pour du SAAS. Ces solutions sont désormais fiables, complètes, intégrées, mobiles, faciles à installer et à utiliser. Bien entendu, il faut vous assurer de disposer d'une bonne connexion à Internet, ce qui est le plus souvent le cas de nos jours. 

Quant au prix de l'abonnement à une offre SAAS, il est généralement abordable pour une TPE. Odoo a récemment décidé de redistribuer les cartes du jeu de la concurrence comme l'explique Fabien Pinckaers, le fondateur de Odoo  en annonçant sa nouvelle politique tarifaire de Odoo lors du séminaire annuel en Belgique en octobre 2022. Il y explique que sa volonté est de rendre Odoo accessible aux très petites entreprises en proposant une tarification plus équitable au regard de la taille des entreprises. La tarification qui était auparavant basée sur un coût par application et par utilisateur, pénalisait les TPE et pouvait représenter pour une TPE de 3 personnes un cout mensuel d'environ 150 à 200 €, Odoo a décidé de fixer désormais un prix par utilisateur uniquement, avec un libre accès aux 82 applications. Avec un prix de 14,90€ par utilisateur, soit 45 €/ mois pour 3 utilisateurs. Et pour un travailleur indépendant, un budget annuel de moins de 200 € pour faire ses devis, facture, comptabilité, site web, gestion de projets, e-mailing... etc., c'est un coût tout à fait raisonnable. D'autant plus qu'il inclut l'hébergement du site web, et même plusieurs !

Les entreprises de plus de 50 salariés quant à elles choisissent généralement d'héberger leurs logiciels sur leur propres serveurs. Elles disposent généralement d'un responsable informatique, voire d'un RSSI - Responsable de la Sécurité des Systèmes d'Information- ou d'un développeur chargés de veiller au bon fonctionnement du système et de son adaptation aux process de l'entreprise. Préférant l'autonomie, elles doivent parfois déployer des moyens importants pour garantir un système d'information dont elles sont elles-mêmes responsables.

Quel que soit le choix, gardez à l'esprit qu'il vous faut toujours être très vigilants sur les termes du contrat qui vous lie avec votre fournisseur ou prestataire, notamment en matière de sécurité. Quel délai est garanti en cas de gros crash du serveur ? A quelle fréquence sont faites les sauvegardes ? ... etc. A titre d'exemple, vous pouvez consulter les engagements de Odoo en matière de sécurité pour son offre Online.

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